如何使用最新版的办公自动化软件Office2013邮件合并功能

本文介绍如何使用最新版办公自动化软件Office 2013的邮件合并功能，让Word 2013和Excel 2013可以批量打印明信片、信封、邀请函、工资单等常规内容，并且还可以轻松地处理带有照片的照片，例如入场券，，工作许可证等。

接下来以一张照片通行证的制作为例，我们一起来研究一下这个功能。

一、 准备

当同一格式的文档数量较多，且变化规律时，可考虑使用邮件合并功能。

制作带照片的等文件，需要准备：

1、每个学生的照片（照片名称是该学生的姓名，并且大小格式应相同）；

2、数据源EXCEL文件（存储和照片信息）；

3、WORD主文档（通行证样本）；以上文件存放在同一目录下。

二、如何插入图片

邮件合并只插入文本字段，操作比较简单，这里略过（参考Word 2013邮件合并功能使用方法一文）。

数据源文件示例：

主文档文件示例：

如何插入图片：

1、 将光标定位到要插入照片的位置，依次选择：插入、文档部分、字段，在字段列表中选择“IncludePictrue”，在文件名中输入字母或数字随意，如“a”，确定。

2、点击照片显示位置，按“SHIFT+F9”组合键显示域代码，选择引号中的“a”，依次选择：邮件、插入合并域、“照片名称” "（示例文件照片名称字段名称），如果图片没有显示，按“F9”刷新域，将显示域结果。

组合效果图：

三、 常见问题

1、为什么要把三种文件放在同一个目录下？

首先方便，可以复制到任意目录运行；其次，如果不是存放在同一个目录下或者想引用其他目录下的文件，在EXCEL中输入路径信息比较麻烦。比如普通目录格式中的“\”必须用“\\”代替，比如{IncludePictrue "d:\\photo\\{MergeField "photo name"}" \* MERGEFORMAT};再次，字段代码的大括号“{}”必须通过插入字段使用或者插入快捷键“CTRL+F9”，直接通过键盘输入无效。

2、合并到新文档后，为什么不显示图片或只显示相同的图片？

选择所有新文档（快捷键“CTRL+A”），然后按F9刷新字段。

如果确定操作方法正确，合并文档中的照片仍然无法正确显示，请将“照片名称”中的地址修改为绝对路径，如：“d:\\photo” \\001.jpg" ，在EXCEL文件中操作比较容易（数据源示例文件中有公式示例）。

3、图片大小和位置问题

如果图片需要灵活定位，可以插入文本框，去掉边框等属性，将图片放在文本框中。示例中要求图片的像素大小相同，以避免大小不一致。

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