国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知

国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知

时间：2018-01-11浏览：4063

各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆电子文档管理系统，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：

现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。

国家档案局办公室

2017年12月15日

电子档案管理系统基本功能规定

第一章总则

（一）负责贯彻落实国家、省、市档案法律、法规和规章，研究起草档案工作地方性政策、规章，依据有关法律、法规进行档案行政执法和监督检查。本所已向发行人董事、监事和高级管理人员讲解了与本次发行上市有关的法律、法规及规范性文件的要求,协助发行人按照《公司法》、《暂行办法》及《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》等法律、法规、规范性文件的要求进一步规范运作。三是夯实会计工作基矗应严格按照财政法律、法规的要求建立会计账册，进行会计核算，规范支出项目，规范核算程序，规范支出标准，规范单据、账表管理。

第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。

第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。

第二章系统总体要求

第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。

第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。

第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。

第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应。

第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

第三章档案接收

第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。

第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。

第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。

第四章档案整理

第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。

第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。

第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。

第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。

第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。

第五章档案保存

第二十一条系统应具备对电子档案及其目录进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。

第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。

第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。

（四）未按规定时间保存登记内容、记录备份，或者在保存期内修改、删除登记内容、记录备份的。三、详细设计①添加：添加记录②显示：显示记录③删除：删除记录 ④查询：查询记录先选择查询方式（以姓名查询方式为例）⑤修改：修改记录 四、程序源代码#include#include#includetypedef struct char score。修改应付款：选择一条应付款记录，然后点击工具栏中的“修改”按钮，系统会弹出“修改应付款”窗口，修改之后点击“保存”按钮即可保存修改结果。

第六章档案利用

第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。

第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。

第二十七条系统应具备电子档案借阅服务功能，支持申请、审批、阅览、授权下载与打印等处理电子文档管理系统，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。

第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。

该平台具备身份和投资信息登记，今后还将用于公告的其他重大非法集资，近年来互联网非法集资频发，特别是目前正在侦办的“e租宝”及其关联公司涉嫌非法集资，投资人众多、涉及 地域广泛、电子数据量巨大，仅用以往取证方式处理不利于海量电子数据及时汇总、统计，加快各地办案进度，尽快查清事实和投资情况、统一处置涉案资产、登记注意事项信息发布等功能。档案工作者在进行档案文件的签定、整理、著录、保管、提供利用等项档案工作中，应当确保文件（包括电子文件和多媒体等非传统型文件）的档案价值。4.9 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。

第七章档案鉴定与处置

第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。

第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。

第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。

第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。

第八章档案统计

第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

3、负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。在此期间我学会了如何装订档案，还给许多分类，整理，分档，上交保存等工作，此外还了解了许多统计法律方面的知识。1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。

第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。

第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。

第九章系统管理

第三十八条系统应提供电子档案及其存储结构的定义与配置功能。

第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。

第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。

第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。

第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。

第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。

第十章附则

第四十四条本规定由国家档案局负责解释。

第四十五条本规定自公布之日起实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。

抄送：各副省级市档案局、馆，档案馆、武警部队参谋部办公室。

国家档案局办公室秘书处

2017年12月29日印发

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