虚拟《水浒传》中梁山108位开大会的例子

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来源：《秘书工作》杂志和秘书工作（米书工作）

对于机关、企业的办公室（室）来说，组织会议是常态。在参加人数众多的会议中，座位安排的布局是一个关键环节。

传统的座位安排方法是画一张空白的场地地图，然后根据参会人员名单一一填写。但是，安排完成后，经常会出现原本预定来的人突然来不了，或者临时决定多加几个人。因为座位图是人工安排的，人员是从中心向左右排列的，即使只调整一个人，也经常需要翻过来，费时费力，这是烦人。

一、系统原理

这个方法的原理可以概括为“location-number-name”。即对参会人员和场内每个座位进行编号，将相同编号的人员姓名与座位之间建立一一对应关系，实现人员姓名自动填写相同号码的场地座位，座位平面图也将调整转化为数字编号的调整。强大的EXCEL软件对数字进行处理的功能大大提高了调整的速度和准确性。

二、主要步骤

下面以凉山108位英雄在虚拟“水浒”中开会为例介绍座位图的制作。

准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角的三个标签重命名为“人员列表”、“数字布局图”和“座位图”（如下图）。然后开始以下三步：

第一步：在“人员列表”选项卡中，包括一个所有参与者的列表，并按照既定规则从头到尾编号（一般职位高或低）（见下图，部分图中省略了列表），“编号”应在“A列”中，“名称”应在“B列”中。这里，梁山英雄是根据石碑来排序的。在正常情况下，数字是纯数字。在演讲或获奖等特殊情况下，这些人可以单独编号，如“发1、发2”。

★请注意：如果名字是两个字符，请在两个字符之间加一个空格，而不是两个空格（如“宋江”）。

第2步：在“数字布局”选项卡中，画出场地的座位安排图，显示有多少排，每排多少人，是否有过道等具体情况。这些座位然后根据某些规则编号。例如，在这个例子中，有6排，每排18人，中间有一个过道，每边9人。按照一般规则，第一排过道是右边1号，左边2号，然后向左、右、后展开。所有号码分布在B4到T9的矩形区域内，如图：

★请注意：“数字布局”和“人员名单”两个表格中“编号”的格式必须相同，内容必须能够一一对应。这是本系统的核心设置。

第三步：在“站点地图”选项卡中，将“数字版图计划”的内容完整复制，去掉数字。使用VLOOKUP函数在原始编号区（B4到T9）.

）定义公式

首先，在左上角的单元格 B4 中输入以下内容：

= VLOOKUP（数字布局图！B4，人员名单！$A:$B, 2, 0)

然后，按回车键，这个单元格中会自动出现两个词——“许宁”。 B4 到 T9 范围内的其他单元格不需要单独定义函数公式。只需单击单元格 B4 并将鼠标悬停在该单元格的右下角。将出现一个小“+”号。按住鼠标左键。向右拖动完成第一行的函数公式定义。仍然按住鼠标，向下拖动完成所有6行的函数公式定义。

最后进行必要的格式调整，就可以看到下图的内容了。这是我们需要的座位表。

“必要的格式调整”包括：1.垂直排列所有单元格文本（右键，设置单元格格式—对齐—方向—纵向）； 2.改变原来的过道位置（K4:K9）的内容被清空，表格边框变无色，填充色变无色；3.调整区域字体大小从B4到T9 .如果人名是四个字符，可以缩小字体大小以保证完整显示。

★请注意：1.在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示绝对引用，一定要写。 2.Function 定义可以使用函数编辑器一一查找参数（如下图），避免人工输入错误。

Lookup_value：要查找的值

Table_array：要搜索的数据表的范围

Col_index_num: 右边要查找的列数

Range_lookup：查找类型，一般为0

三、系统的优越性

这个“location-number-name”的方法好像绕了一大圈，让使用传统方法的人感觉很不爽，但是只要尝试一次，就会发现本文介绍的方法有很多便利：

1.输入姓名的工作量减少了。除了在制作“人员清单”时输入一次姓名，之后的任何修改或调整都不需要再次输入姓名，不仅大大提高了效率，而且也不容易出错。

2. 更容易查看和检查。由于“参会人员名单”和“数字版面”清晰生动，为审核提供了方便。

3.Modify 稍后更快地调整。一旦座位安排原则有调整，您可以更改“数字布局图”的编号规则。更改后，“座位图”等模块中的名称会自动调整；一旦有临时增减人员，只需输入“人员”列表中的增删改查，然后刷新一次人数即可自动更新。

4.一次制作后使用更方便。一般来说，由机构或企业举办的会议的参与者范围是相对稳定的。长期建立和维护干部名册。准确录入相关部门干部姓名，按名单（如内部电话簿）排序。干部人事调整时及时更新，使会议通知发出时，会议工作人员在接到各部门报告时，可直接在干部名册上做标记，不易出错和遗漏。编制“人事名册”时，可直接在干部名册的基础上进行修改。此外，组织或企业的会议场所可能有限。各会场开会后，保存相关电子文件。下次使用这个场地，可以大大减少安排座位的工作量。

总结·完

利用相同的功能原理，EXCEL还可以自动生成与座位安排相匹配的签到索引表、合影站图、就餐图，并批量、有序自动生成表签和考勤卡，以及与会者名单将包括在内。更改会自动调整。总之，采用本文介绍的方法，只要明确与会者名单的姓名和顺序，会议所需的大部分表格、、卡片都可以自动生成和自动调整，为会议做好准备。会议更轻松。

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