虚拟《水浒传》中梁山108位开大会的例子

电脑杂谈  发布时间:2021-06-12 16:01:25  来源:网络整理

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来源:《秘书工作》杂志和秘书工作(米书工作)

对于机关、企业的办公室(室)来说,组织会议是常态。在参加人数众多的会议中,座位安排的布局是一个关键环节。

传统的座位安排方法是画一张空白的场地地图,然后根据参会人员名单一一填写。但是,安排完成后,经常会出现原本预定来的人突然来不了,或者临时决定多加几个人。因为座位图是人工安排的,人员是从中心向左右排列的,即使只调整一个人,也经常需要翻过来,费时费力,这是烦人。

一、系统原理

这个方法的原理可以概括为“location-number-name”。即对参会人员和场内每个座位进行编号,将相同编号的人员姓名与座位之间建立一一对应关系,实现人员姓名自动填写相同号码的场地座位,座位平面图也将调整转化为数字编号的调整。强大的EXCEL软件对数字进行处理的功能大大提高了调整的速度和准确性。

二、主要步骤

下面以凉山108位英雄在虚拟“水浒”中开会为例介绍座位图的制作。

准备工作:打开一个EXCEL文件,将左下角的三个标签重命名为“人员列表”、“数字布局图”和“座位图”(如下图)。然后开始以下三步:

第一步:在“人员列表”选项卡中,包括一个所有参与者的列表,并按照既定规则从头到尾编号(一般职位高或低)(见下图,部分图中省略了列表),“编号”应在“A列”中,“名称”应在“B列”中。这里,梁山英雄是根据石碑来排序的。在正常情况下,数字是纯数字。在演讲或获奖等特殊情况下,这些人可以单独编号,如“发1、发2”。

★请注意:如果名字是两个字符,请在两个字符之间加一个空格,而不是两个空格(如“宋江”)。

第2步:在“数字布局”选项卡中,画出场地的座位安排图,显示有多少排,每排多少人,是否有过道等具体情况。这些座位然后根据某些规则编号。例如,在这个例子中,有6排,每排18人,中间有一个过道,每边9人。按照一般规则,第一排过道是右边1号,左边2号,然后向左、右、后展开。所有号码分布在B4到T9的矩形区域内,如图:

★请注意:“数字布局”和“人员名单”两个表格中“编号”的格式必须相同,内容必须能够一一对应。这是本系统的核心设置。

第三步:在“站点地图”选项卡中,将“数字版图计划”的内容完整复制,去掉数字。使用VLOOKUP函数在原始编号区(B4到T9).

)定义公式

首先,在左上角的单元格 B4 中输入以下内容:

= VLOOKUP(数字布局图!B4,人员名单!$A:$B, 2, 0)

然后,按回车键,这个单元格中会自动出现两个词——“许宁”。 B4 到 T9 范围内的其他单元格不需要单独定义函数公式。只需单击单元格 B4 并将鼠标悬停在该单元格的右下角。将出现一个小“+”号。按住鼠标左键。向右拖动完成第一行的函数公式定义。仍然按住鼠标,向下拖动完成所有6行的函数公式定义。

最后进行必要的格式调整,就可以看到下图的内容了。这是我们需要的座位表。

“必要的格式调整”包括:1.垂直排列所有单元格文本(右键,设置单元格格式—对齐—方向—纵向); 2.改变原来的过道位置(K4:K9)的内容被清空,表格边框变无色,填充色变无色;3.调整区域字体大小从B4到T9 .如果人名是四个字符,可以缩小字体大小以保证完整显示。

★请注意:1.在定义公式时,“$A:$B”中的“$”表示绝对引用,一定要写。 2.Function 定义可以使用函数编辑器一一查找参数(如下图),避免人工输入错误。

Lookup_value:要查找的值

Table_array:要搜索的数据表的范围

Col_index_num: 右边要查找的列数

Range_lookup:查找类型,一般为0

三、系统的优越性

这个“location-number-name”的方法好像绕了一大圈,让使用传统方法的人感觉很不爽,但是只要尝试一次,就会发现本文介绍的方法有很多便利:

1.输入姓名的工作量减少了。除了在制作“人员清单”时输入一次姓名,之后的任何修改或调整都不需要再次输入姓名,不仅大大提高了效率,而且也不容易出错。

2. 更容易查看和检查。由于“参会人员名单”和“数字版面”清晰生动,为审核提供了方便。

3.Modify 稍后更快地调整。一旦座位安排原则有调整,您可以更改“数字布局图”的编号规则。更改后,“座位图”等模块中的名称会自动调整;一旦有临时增减人员,只需输入“人员”列表中的增删改查,然后刷新一次人数即可自动更新。

4.一次制作后使用更方便。一般来说,由机构或企业举办的会议的参与者范围是相对稳定的。长期建立和维护干部名册。准确录入相关部门干部姓名,按名单(如内部电话簿)排序。干部人事调整时及时更新,使会议通知发出时,会议工作人员在接到各部门报告时,可直接在干部名册上做标记,不易出错和遗漏。编制“人事名册”时,可直接在干部名册的基础上进行修改。此外,组织或企业的会议场所可能有限。各会场开会后,保存相关电子文件。下次使用这个场地,可以大大减少安排座位的工作量。

总结·完

利用相同的功能原理,EXCEL还可以自动生成与座位安排相匹配的签到索引表、合影站图、就餐图,并批量、有序自动生成表签和考勤卡,以及与会者名单将包括在内。更改会自动调整。总之,采用本文介绍的方法,只要明确与会者名单的姓名和顺序,会议所需的大部分表格、、卡片都可以自动生成和自动调整,为会议做好准备。会议更轻松。

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