使用数据透视表在Excel中查看数据的方法（图形教程）

Excel 2003工作表是组织和分析财务数据的理想工具. 例如，您可能创建一个包含旅行和住宿费用的工作表. 如果需要每个季度的小计，则知道如何相应地修改工作表.

但是，当您需要按季度查看费用类别的总计时，会发生什么？而且，如果您每次只想查看某个类别或某个年份，该怎么办？可以在Excel工作表中实现吗？有更容易的方法吗？一定有.

·更简单的方法

MicrosoftPivotTable®报告就是答案. 无需编写复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表来自动提取，组织和汇总数据. 然后，您可以使用该报告来分析数据并进行比较，检测模式和关系以及分析趋势.

例如，您可以使用包含旅行费用的电子表格...

Excel工作表源

...创建一个数据透视表，按类别和季度总结员工差旅总费用.

每个类别，年度和季度的费用

现在，无需更改原始工作表，您就可以创建另一个数据透视表以其他方式查看数据；例如，您可以按雇员或月份查看差旅费用，而无需输入公式.

以下说明了如何快速创建数据透视表.

·创建数据

首先，在Excel工作表中创建数据. 您可以将数据从现有电子表格或导入到新的Excel工作表中. 确保数据可用于数据透视表:

删除所有空行或列. 删除所有自动分类汇总. 确保第一行包含每一列的描述性标题. 确保每一列仅包含一种数据类型-例如，一列中的文本和另一列中的数字值.

·启动“数据透视表和数据透视图向导”

在Excel工作表中，从要从中创建数据透视表的表中选择一个单元格. 在“数据”菜单上，单击“数据透视表”和“数据透视图”以启动“数据透视表和数据透视图向导”.

如果我不能选择数据透视表和数据透视图怎么办？

如果工作簿是共享的（共享工作簿: 允许网络上的多个用户同时查看和修改的工作簿. 每个保存该工作簿的用户都可以看到其他用户所做的修订. ），然后“ “数据透视表和数据透视图”命令不可用.

在“数据透视表和数据透视图向导的第1步，共3步”下，在“请指定要分析的数据的数据源类型: ”下，单击“ Microsoft Office Excel列表或”. 在“您要创建的报告类型: ”下，单击数据透视表. 点击“完成”.

Excel将在您的工作簿中插入一个新的工作表，其中包含报表的布局区域（``数据透视表''工具栏）和``数据透视表字段列表''.

·开始构建数据透视表

将“类别”字段从“数据透视表字段列表”拖动到数据透视表的“此处拖动行字段”区域.

不要担心将字段放置在错误的位置，以后可以随意移动它们.

请注意，向导将自动使用工作表中“类别”列中的数据填充行. 此外，“数据透视表字段列表”中使用的字段以粗体显示.

在行中带有“类别”的数据透视表

如果我看不到“数据透视表字段列表”怎么办？

如果看不到“数据透视表字段列表”，请在大纲布局区域中单击. 如果仍然看不到，请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮.

“数据透视表”工具栏在哪里？

工具栏应在工作表上浮动或显示时停靠在一侧. 如果未显示工具栏，请单击“视图”，指向“工具栏”，然后单击“数据透视表”.

·向报告添加数据

将包含要汇总的数据的字段拖到例如数据透视表的“数据透视表字段列表”中的“金额”字段中.

数据透视表现在显示每个类别的总费用.

具有类别和总费用的数据透视表

·在报表中添加页面排序字段

要按“类别”过滤数据，您可以在页面顶部创建一个下拉箭头.

将“类”字段从“数据表字段列表”拖到“将页面字段拖到这里”区域. 点击“班级”下拉箭头，然后选择一个班级.

现在您可以在特定时间查看某个类别的费用类别.

按“类别”过滤的结果

要查看所有“类”的数据，请单击“类”下拉箭头，然后单击“（全部）”.

·此报告还可以做些什么？

按金额分类的费用类别

您可以使用“自动排序”功能先查看最大的费用类别.

单击“类别”字段，单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”，然后单击“排序并列出前10个项目”. 在“自动排序选项”下，单击“降序”. 在“使用字段”框中，单击“金额总和”，然后单击“确定”.

费用类别按“金额”排序

检查每个季度的费用类别

按季度查看每个类别的费用:

将“日期”字段拖到“行”区域. 用鼠标右键单击日期字段，指向组和显示详细信息，然后单击组. 在“按”框中，单击“每季度”. 如果源工作表包含多年的数据，请也单击“年份”. 如有必要，请清除“月份”选项，然后单击“确定”.

每年，每个季度和类别的费用

检查每个季度每个费用类别的变化

您可以在短时间内更改数据透视表中的行和列. 将“类别”字段拖到“年份”字段的左侧.

每个类别，年度和季度的费用

按员工过滤结果

要按员工过滤数据，您可以在页面顶部创建第二个下拉箭头.

将“雇员”字段拖到“类”字段上方或下方的“页面字段”区域. 单击“员工”下拉箭头，选择一个员工，然后单击“确定”.

按“员工”过滤的结果

在不同的工作表上显示每个员工的结果

除了查看一位员工的结果，您还可以在不同的工作表中显示每位员工的结果.

在数据透视表工具栏上，单击“数据透视表”，然后单击“分页”. 在“分页显示”对话框中，单击“员工”，然后单击“确定”.

多个页面将显示为工作表标签.

员工在单独工作表上的结果

当源数据更改时刷新数据透视表

只要源电子表格中的数据发生更改，您就可以立即更新数据透视表.

点击“数据透视表”工具栏上的“刷新数据”按钮.

让数据透视表瞬间变得美丽而非凡

使用“自动格式化”可快速获得具有外观的结果.

在“数据透视表”工具栏上，单击“格式报告”按钮.

单击报表或表格样式，然后单击“确定”.

·数据透视表还能为我做什么？

基本数据透视表的设置快速简便. 但是，如果您愿意花费更多的时间，则还可以了解更多使用数据透视表来处理和分析数据的方法. 例如，您可以从许多不同类型的源导入数据，或者从许多不同类型的源连接到数据，自定义报告的格式，并以有意义的，易于理解的方式显示结果.

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