是否要提高远程办公室的效率？首先了解这些“军事法规”

与“流行病”作斗争是一项系统工程，需要将上下游产业紧密联系在一起，并团结起来以保暖. 为了救助中小企业，黑马发起了“企业共生计划”，并发起了黑马社区互助行动. 黑马商业区促进了资源链接，通过实时商品流促进了业务交易，并通过行业解决方案的实时广播在特殊时期创造了突破性的方法.

2月22日，在“黑马企业共生计划·工业现场课堂”的第二节课中，我们邀请Evernote首席运营官移动并分享我们对“远程办公室，如何有效提高协作效率的想法”. 以下是分享的摘录.

口头|乔迁

组织|朱丹

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通勤是未来吗？

在远程办公状态下，如何确保公司业务不受影响是所有公司创始人特别关注的问题.

当谈论远程办公室时，必须提到WordPress. WordPress的母公司Automattic是远程办公室概念的最终实践者. 在扩展和开发过程中一直使用纯远程办公室. Automattic唯一一次让全体员工“值班”的活动是他们每年组织为期一周的“大型聚会”，使来自世界各地的员工聚集在一个城市中，以增强凝聚力和协作能力.

分析“自动”的情况，我们可以从远程办公中获得一些启发. 例如，远程办公还可以使员工表达自己的创造力. 不同的公司可以采用不同的远程工作方法；协作工具对于远程办公至关重要. 同时，公司必须建立一种支持远程工作的文化: 在远程工作中，公司不能将员工当作孩子对待，也不应该每天盯着他们看.

现在，有些人开始提倡远程办公将是未来工作的趋势. 微软前雇员斯科特•伯昆（Scott Berkun）甚至写了一本书“没有裤子的那一年”，也就是说，您不必穿裤子去上班，他说，将来，每个人都可以在家穿着短裤舒适地工作.

斯科特·伯克恩（Scott Berkun）在这本书中表达的核心观点之一是，大多数公司的当前管理模式均源于上个世纪由大型财阀建立的商学院. 该管理系统主要为制造业服务. 传统行业（如工业和银行业）的主要特征是以职业经理人为中心，而这些行业中涉及的大部分工作是重复劳动. 由于管理的惯性，该管理系统已经从制造业时代继承到互联网时代，但逐渐显示出其对知识经济时代的不足和不适应.

但是我认为这种观点有些偏颇. 对于大多数公司而言，并不是所有行业，所有企业和所有职业都适合在家工作，远程办公并不意味着办公室会消失，而是让员工随时随地开始工作.

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如何有效提高远程办公效率？

结合我在一家大型外国公司20年的工作经验和Evernote相关的实践，我认为以下几点对于远程办公室非常重要:

首先，远程办公室从自我管理开始

微软前战略咨询总监刘润说，如果您想有效地进行远程工作，那么第一件事就是在家中穿着整洁而没有睡衣的衣服. “穿着睡衣会让您感到不舒服. 事实上，分心特别容易. 您必须准时起床并穿上正式服装，就像要上班一样. 这是一种仪式感. 这种仪式感会吸引您. 进入工作状态，工作效率大大提高. ”

二，有效使用效率管理工具

远程工作比在公司工作更轻松. 但是对于许多有孩子的父母来说，在家工作不如专注于办公室，因此需要有效使用效率管理工具.

日常工作计划:

借助方便的工具，员工可以安排自己的工作节奏并更方便地计划. “每日工作计划”模板可以分解员工从不同维度的日常工作任务，划分优先级和时间表，并阐明每个时间段的工作目标.

PDCA计划时间表

“ PDCA计划时间表”从时间维度分解每天的工作内容，列出每个小时的计划和执行工作，最后查看您自己的进度结果.

项目管理甘特图

就团队合作而言，您可以使用“项目管理甘特图”来分解项目，按类别和时间段将其分配给特定的实施内容和负责人，并与所有人共享甘特图. 这样不仅可以规划项目的实施阶段和具体行动，而且还可以确保所有负责人都知道当前的项目状态和项目阶段.

3. 为了实现高效的远程办公，这两个点还远远不够. 企业还需要为团队办公室建立基本条件和协调规则:

1. 公司必须确保员工可以在任何时间，任何地点有效地找到工作所需的信息.

如果企业的所有工作文件都在内部网络中，则无法访问外部网络，或者访问非常困难，并且远程办公室也无法谈论. 同样，如果员工将计算机放在办公室里，工作资料和信息也就不在手边，并且无法完成远程工作.

因此，这是企业将信息和数据传输到云的远程办公基础. 当云和本地数据同步时，员工可以随时随地获取工作资料和信息.

2. 在远程办公室中，工作中的员工生成的信息需要以书面形式，电子方式进行有效共享，

许多公司选择通过微信发送文档，这容易导致员工无法及时检查文档和文档过期的问题. 因此，如何随时随地保存在工作中产生的信息变得尤为重要. 现在，用户可以使用Evernote小程序将微信对话和各种文档保存在微信中，并可以通过PC轻松访问它们.

3. 建立良好的协作文化，遵守远程办公的“十大军事规则”

哈佛办公室的一个团队总结了远程办公室的十项军事规则，例如增进团队成员之间的了解，明确任务和程序以及严格遵守沟通规则.

四个. 沉淀团队的知识资产并为企业建立“经验”

一个协作项目始终需要每个人的共同努力才能完成. 我们将在Evernote的项目空间中创建一个“项目进度”笔记本，并随时更新其各自实现的进度或阶段性结果，以确保每个人都在同一页面上. 在项目结束时，各个部分的输出结果也被放到空间中，以促进整个协作项目数据的协调和改进. 同时，这些内容可以很好地保存.

如何将每个员工头脑中的隐性知识转变为团队的显性知识，以及如何总结个人智慧以形成团队的智慧，对于企业的生存和发展尤为重要. 这也是Evernote的核心价值. 我们希望帮助每个企业家和企业家保留公司的核心信息和知识，避免员工离职后知识被带走的问题.

03

如何进行良好的电话会议？

受流行病的影响，电话会议已成为公司交流的常态. 对于公司而言，如何召开良好的电话会议？练习Evernote之后，我有以下建议:

1. 设置会议主持人.

事实证明，在离线会议中很容易推迟，电话会议无休止. 因此，在电话会议中，建立会议主持人尤为重要. 同时，在会议期间，主持人需要照顾好所有人并充分征求大家的意见.

2. 会议期间黑马远程控制怎么用，Evernote将进行充分的会前准备和良好的会议记录，从而可以有效地帮助团队有效地打破距离障碍.

在会议开始之前，我们将会议的背景，要解决的问题，上次会议的决议，下一个行动计划等写入会议准备模板中，并与参与者共享实现足够的信息共享.

同时，我们将有一个会议记录模板，用于记录会议中讨论的内容和决议，下一个行动计划等，并与会议中的所有参与者共享，以便对所有内容进行跟进

三，建立良好的沟通原则

为了预防和控制该流行病，许多公司采用了远程办公室+集中办公室的混合办公室状态. 此时，举行电话会议时请注意以下三个方面:

·建立良好的沟通文化. 良好的沟通文化可以促进积极协作，虚拟会议参与者的知识共享和效率. 首先，应该欢迎来自不同地方的与会者参加会议. 首先黑马远程控制怎么用，与每个人谈论各自的工作条件，在轻松的气氛中建立非正式的联系，然后进行正式讨论.

·鼓励双向交流. 如果主持人在询问参与者意见时保持沉默，则可以要求所有人投票，要求所有人轮流发言或匿名投票.

·确保会议的公正性. 当会议主持人主持半虚拟会议时，只有会议室中的参与者可以看到彼此的面部表情和肢体语言，并且可以自由交谈，这将使远程参与者感到被忽略. 当出现此类问题时，应考虑以下原则: 如果与会者位于不同的位置，则让每个人都通过虚拟方式参加会议，即使其中一些人在同一办公室. 或者规定，同一办公室的参与者不能私下交谈，而应远程发表意见.

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信息安全是远程办公的最大挑战

远程办公室的基本条件之一是将公司的信息和核心运营数据上传到云中. 许多创始人和经理担心数据安全性. 因此，公司需要创建三重安全系统:

1. 基本环境安全.

现在，许多公司将其数据存储在公共云上，例如腾讯云，阿里云和华为云. 在基本数据安全方面，公共云可以提供反黑客和反数据泄漏等基本保证.

第二，数据存储安全性.

企业数据是否可以与他人共享，是否可以与其他用户完全隔离，加密是企业选择工具产品的重要标准. Evernote管理数据存储具有严格的权限要求. 例如，有些员工可以查看此文档，但不能复制该文档，有些员工可以浏览和编辑该文档...对于企业的核心信息，Evernote必须能够完全管理分层和划分的权限.

三，运营管理安全.

我想提醒公司的每个负责人，在使用公司服务和公司软件时要注意两步验证: 即，当用户使用帐户和密码登录时，验证码将发送给同时进行二次验证，避免用户名和密码泄露，企业核心数据丢失.

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