7.2 Excel 2003电子表格处理软件

图7-33 Excel 2003工作界面

第二，工作簿和工作表

Excel文件也称为工作簿，默认名称为Book X（X为1、2、3，...，n）. 工作簿以文件的形式存储在磁盘上，Excel文件的扩展名为.xls. 一个工作簿通常包含多个工作表，默认情况下有3个工作表: Sheet1，Sheet2，Sheet3. 工作表用于组织和分析数据. 一个工作簿应至少有一个工作表，最多255个.

三，单元格表示

单元格的位置由其所在的列号和行号组成，称为单元格名称，这也是其“参考地址”. 例如，单元格B6代表B列的第六行. 逗号表示离散单元格，而冒号表示连续单元格. 例如，A1: G1代表从A1到G1的7个连续的单元，而A1: C5代表从A1到C5的矩形区域中包含的15个连续的单元. A1，B5，C1: C6代表A1，B5，以及从C1到C6的连续像元，总共八个.

四，数据类型

Excel中的数据类型很多: 文本，数值，货币，日期，时间，百分比，分数，自定义等.

当用户输入文本，字母和符号时，系统会自动将其识别为文本数据. 基于文本的数据包括中文字符，大写和小写英文字母，数字和特殊字符. 文本数据默认为左对齐. 当用户输入数字时，系统会将其识别为数字数据. 默认情况下，数字数据是右对齐的. 如果输入英文单引号，然后输入数字，则该数字是基于文本的数字. 如果要输入百分比，则可以在数字后直接添加一个百分号. 在Excel中，使用分隔符“-”或斜杠“ /”分隔年，月和日，并使用“: ”分隔小时，分钟和秒. 因此，当输入86-12-27时，系统将自动识别为日期类型数据.

五，数据输入

输入数据时，按TAB键输入新行，然后按Enter键以实现新行输入. 您还可以使用“↑”，“↓”，“←”和“→”执行新的行或列更改；您可以直接单击以找到其他要输入的单元格. 按Alt + Enter在单元格内输入换行符.

要在不同的单元格中输入相同的数据，可以首先选择要在其中输入相同数据的单元格，然后在编辑字段中键入数据内容，最后按Ctrl + Enter. 要输入数组，请按Ctrl + Shift + Enter确认.

六个. 快速填充数据

选择输入内容的单元格或单元格范围，抓住填充手柄并拖动鼠标，即可快速在拖动区域填充数据. 如果已知数据是常规数据，则在填充时，用鼠标拖动的单元格将根据先前数据提供的规则自动填充相应的数据. 填充操作完成后，填充区域的右下角会出现一个智能标志. 单击智能徽标的下拉箭头，将弹出弹出功能的四个选择功能，如图7-34所示. 我们可以根据需要填充.

如果要填充算术或算术序列，可以先输入第一项，然后使用鼠标右键抓住填充手柄并将其向下拖动. 放开时，将弹出如图7-35所示的快捷菜单. 选择底部的[Sequence]命令以打开[Sequence]对话框（图7-36），选择序列的“ Type”和“ Step Value”以获得相应的算术或算术序列.

图7-34填充选择图7-35右键单击填充图7-36 [Sequence]对话框

VII. 页面设置和打印

由于Excel似乎没有页面，因此我们必须在打印之前预览它并进行一些必要的页面设置. 包括纸张，页边距，页眉和页脚，打印区域等设置. 有关特定设置，请参见以下情况.

7.2.2 Excel数据管理

首先，Excel的公式

该公式是使用单元格的引用地址来计算存储在单元格中的值的公式. 该公式由三部分组成: 等号，操作数和运算符. 操作数可以是常量，单元格或单元格范围，甚至可以是Excel中提供的函数. 任何公式的输入都必须以等号“ =”开头，并且公式的内容必须以英语输入.

第二，Excel的内部功能

Excel函数的基本格式为: 函数名称（参数1，参数2，...），并且参数之间的标点符号必须以英文输入. 函数名称表示该函数的功能. 不同类型的函数需要不同类型的参数，这些参数可以是数值，文本，单元格地址等. Excel中常见的内部函数为:

三，单元地址参考

在Excel中，有三种单元格引用: 相对引用，绝对引用和混合引用.

（1）相对参考. 复制或自动填充公式时，作为计算对象的位移，公式中引用的单元格也会发生相对位移.

（2）绝对参考. 通过在行号和列号之前添加“ $”符号来表示绝对参考地址. 复制或自动填充公式时，绝对引用的单元格不会随着计算对象的位移而改变.

（3）混合引用. 如果单元格引用的一部分是绝对引用，另一部分是相对引用，例如$ B2或B $ 2，则我们将这种类型的引用称为“混合引用”. 复制或自动填充公式时，带$符号的行号（或列号）不会随计算对象的位移而变化，而没有$符号的行号（或列号）将跟在计算对象后位移发生变化.

四，排序

排序是指按列或行重新排列表中的数据. 通常，数字从小到大的排序以及字母从A到Z的排序称为升序，反之亦然称为降序. 排序是组织数据的基本方法之一. 它不仅可以根据一列（或行）进行排序，还可以根据多行（或多列）进行排序. 它可以按字母顺序或笔画顺序进行排序，甚至可以采用特殊方式进行排序.

五，数据筛选

数据过滤意味着在数据列表中仅显示满足某些条件的数据. 不符合条件的数据将被暂时隐藏，并且不会被实际删除；取消过滤条件后，这些数据就会重新出现.

筛选分为自动筛选和高级筛选. 前者用于简单的条件筛选，后者用于复杂的条件筛选.

高级过滤必须在执行高级过滤命令之前定义条件区域. 定义条件区域的方法是在数据列表之外选择空白区域，然后将过滤条件放置在该区域中. 设置条件区域的方法是:

1. 第一行将字段名称用作过滤条件. 字段名称必须与内容和形式的数据列表中的字段名称一致. 字段名称只能放在同一行.

2. 将相应条件放在字段名称下.

3. 条件可以放在不同的行中，同一行的条件为“ AND”，而不同行的条件为“ OR”.

六，分类摘要

使用[数据] | [分类和摘要]命令，您可以分类并显示数据列表中的数据. 在进行排序和汇总之前，请确保首先按排序字段进行排序；要取消[分类和汇总]，请打开[分类和汇总]对话框，然后单击底部的[全部删除].

七，插入图表

使用工作表中的数据制作图表，您可以更清楚，直观和生动地表达数据. 使用常用的柱状图，条形图，折线图，饼图，股票图，圆柱图，锥图，金字塔形图等. 柱状图或条形图可用于表示数据各部分，折线图的比较关系可以用来表示数据的发展趋势，饼图可以用来表示比例关系.

7.2.3 Excel文档案例

1. 单击[开始]︱[所有程序] |在任务栏上单击[Microsoft Office]︱[Microsoft Office Excel 2003]命令以启动Excel并打开一个名为“ Book1”的新文件.

2. 点击[文件] | [另存为]命令以打开[另存为]对话框，并将其另存为“人事文件管理.xls”.

3. 输入“否”. 在单元格A1中，按[TAB]，然后输入“名称”，依此类推，然后输入标题文本，例如“性别”，“出生年份”，“教育”，如图7-37所示.

7-37输入标题

4. 在英语中，在单元格A2中输入“’001”，然后按Enter. 然后再次单击A2，将鼠标移到A2右下脚的填充手柄上，按鼠标并将其向下拉到单元格A40放开.

5. 如图7-38所示，输入每个员工的姓名，性别，出生日期，，家乡，家庭住址，手机，基本工资，奖金.

7-38个输入数据

6. 选择“出生年份和月份”列，然后单击[格式] |使用[Cell]命令打开[Cell Format]对话框，并将其设置为日期类型（××年××月），如图7-39所示. 以同样的方式，将“基本工资”，“奖金”，“工资总额”和“个人所得税”列设置为货币（前单位¥），如图7-40所示.

图7-39设置日期类型数据图7-40设置货币类型数据

7. 计算年龄，工资总额，个人所得税（公式必须用英语输入）

（1）单击E1，执行[插入] | |. [column]命令电子表格处理软件，在E列的前面插入一列，然后输入标题“ age”.

（2）单击E2并输入公式: =年（今天（））-年（K3）. 进入后单击E2，将鼠标移至E2右下角的填充手柄，按鼠标向下填充至E40并松开.

（3）在L2中输入公式: = J2 + K2，并抓住其填充手柄以填充到L40.

（4）在M2中输入公式: = IF（K2> 3000,50+（K2-3000）* 0.1，IF（K2> 2000，（K2-2000）* 0.05,0））并进行设置填充至M40. （假定个人所得税的标准为: 收入在0元至2000元之间的部分，不需要征收个人所得税； 2000元至3000元之间的部分，按0.5％的税率缴纳个人所得税； 3000元以上的部分缴纳10％的个人所得税. ）

8. 按名称笔划排序

（1）单击名称所在列中的任何单元格，然后单击[Data] | [Data]. [Sort]命令打开[Sort]对话框（图7-41）.

（2）单击图4-5-2底部的[Option]按钮以打开[Sort Options]对话框（图7-42）.

（3）在图4-5-3的[方法]栏中选择[笔划排序]单选按钮.

图7-41按名称排序图7-42按笔划排序

9. 自动过滤所有家乡为“江西”的记录:

（1）单击第一个单元格A1，然后单击[数据] |. [过滤器] | [自动过滤]命令. 这时，在工作表标题文本的右侧添加了一个向下的三角形箭头，如图7-43所示.

图7-43自动筛选

（2）单击[故乡]旁边的三角形箭头，然后在打开的下拉列表中选择“江西”，如图7-44的左图所示. 操作结果如图7-44右图所示.

图7-44自动过滤所有江西来源记录

10. 自动过滤[故乡]为“江西”且[性别]为“女性”的所有记录: 在上一步的基础上，单击[性别]旁边的三角形箭头，然后在下拉列表中选择“女性”.

11. 自动过滤40岁以上的[年龄]记录:

（1）单击[家乡]旁边的三角形箭头，然后从下拉列表中选择[全部].

（2）单击[性别]旁边的三角形箭头，然后从下拉列表中选择[全部].

（3）单​​击[年龄]旁边的三角形箭头，然后从下拉列表中选择[自定义].

（4）在[自定义]自动过滤方法中，选择左侧的[大于]，然后在右侧输入“ 40”，如图7-45所示.

图7-45自定义筛选

12. 预先筛选“ 40岁以上男性和30岁以下女性”的所有记录:

（1）单击[数据] |. [过滤器] | [自动过滤器]命令取消先前的自动过滤器操作.

（2）在工作表的空白区域中输入高级过滤条件，如图7-46所示. 第43行的两个条件“ male”和“> 40”是“ and”；第43和44行之间的条件是“或”.

（3）点击[数据] ｜ [过滤器] | [高级过滤器]命令打开[高级过滤器]对话框. 折叠[Advanced Filter]对话框后，在数据表[List区域]和[Condition区域]中单击正确的对话框（请参见图7-47）.

图7-46高级筛选的条件图7-47 [Advanced Screening]对话框

（4）单击[确定]，获得如图7-48所示的筛选结果.

图7-48所有“ 40岁以上男性和30岁以下女性”的记录

13. 总结男女雇员的平均年龄和平均工资:

（1）单击[数据] |. [过滤器] | [全部显示]命令取消以前的高级过滤操作.

（2）单击C列中的任何单元格，然后单击工具栏上的按钮，结果数据将按“性别”排序.

（3）单​​击[数据] |. 在“类别摘要”命令中，在“类别字段”中选择“性别”，在“平均方式”中选择“平均”，在“年龄”和“工资总额”中选择“选择汇总项”，如图7-49所示. 合并结果如图7-50所示.

图7-49 [分类和摘要]对话框

图7-50汇总各部门的平均年龄和平均工资后的结果

14. 绘制每个区域的雇员人数图:

（1）打开[分类和摘要]对话框，然后单击底部的[全部删除]按钮以取消先前的分类和摘要操作.

（2）单击F列中的任何单元格，然后单击工具栏上的按钮，结果数据将按“家乡”进行排序.

（3）单​​击[数据] |. 在“类别摘要”命令中，在“类别字段”中选择“家乡”，在“计数方法”中选择“计数”，在“选择摘要项”中选择“名称”，如图7-51所示.

（4）单击“名称框”下方按钮上的数字“ 2”以折叠所有2级目录. 结果如图7-52所示.

图7-51汇总计数图7-52分类和汇总后的结果

（5）. 用鼠标拖放以选择图表B列中的计数结果值（不包括39的总数），单击[插入] | |. 使用[图形]命令打开[图形类型]对话框，然后选择“分离3D饼图”，如图7-53所示.

（6）单击[下一步]. 在打开的[数据源]对话框中，单击[系列]选项卡电子表格处理软件，单击[轴类别]右侧的文本框，然后选择[Excel]家乡]以下文本（不包括“总计数”） ，选择后的结果如图7-54所示.

图7-53选择图表类型图7-54添加类别轴徽标

（7）单击[下一步]. 当[图形选项]对话框打开时，单击[数据徽标]选项卡，然后选择“显示百分比”复选框，如图7-55所示.

（8）单击[下一步]，在打开的[图表位置]对话框中，单击“作为新工作表插入”单选按钮，然后在右侧输入名称“每个区域的雇员比例”，如下所示: 如图7-56所示.

（9）单击[完成]，得到如图7-57所示的图表.

图7-55设置数据标记图7-56选择图表位置

图7-57按地区划分的员工规模

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