中文校对工具应用技巧

中文校对工具应用技巧在第二轮续修地方志以及近几年编辑年鉴资料的过程 中，我办比较多的使用《黑马》、《编辑助手》等中文校对 软件，收到了增加编纂时间、提高志书、年鉴文稿质量的双 重效果，既增加了工作强度，又减少了工作负担。是值得继 续深入探究与坚持的好做法。 XX 年初，我县第二轮修志工作进入关键的最终总纂阶 段。160 万字的定稿已经形成，认真修改、送审、复审、直 至定稿出书，还有长期工作应做。而力争 XX 年底完成编纂 任务的要求免费中文校对软件， 时间既更紧迫。 为了保质保量地按时完成任务， 我们决定购买《黑马》软件，辅助进行志稿的更改工作。所 以作出这种的选取，是因为我办在前几年续修县志收集、整 理资料过程中，全体编纂人员都学会用计算机打字、编辑稿 件，从而大大提高了工作强度，使我办续志工作进度由落后 转为先进，尝到了应用计算机的甜头。与此同时，我办聘用 的一名编辑，会一些编程技术，他收集大量容易用错的词输 入，专门编了一个校对程序。把各篇章志稿粘贴至里 面，由这个程序校对一遍，生成“勘误表”，再逐一进行手 工确认设置。修改过程中看到机器没有查下来的新差错，及 时追加至差错里免费中文校对软件，以后机器也可以校对出这种差错 了。

由于这个校对程序是自己编制的，所以依据必须随时增！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢加新的功能，满足工作必须。以后逐步把条目筛查、姓名筛 查、人名地名顺序、索引生成、字典词典等功用追加进去， 性能非常规范了。这个程序与《黑马》各有所长，又有互补 性，我们总是用两个软件分别校对同一篇文稿，常常是各有 所获，这样把差错控制在最低的限度内。我们帮这个校对程 序命名为《编辑助手》。在志稿修改过程中《黑马》、《编 辑助手》成了我们离不开的好助手。 人名库与人名索引 人名索引是志书、年鉴等资料性书 籍必备的内容，而编辑人名索引，在手工操作状况下，是比 较费时费力的。有工具的协助，这一工作轻松多了。首先是 把文稿中的所有人名输入人名库。输入分三种状况，一是人 名相当集中的篇章，可以直接复制其中的若干人名粘贴至人 名库中；二是使用《编辑助手》中“人名筛查”功能，逐篇 文稿筛查一遍，人名就进入人名库了；三是这些分散的带有 冷僻字的人名，在用《编辑助手》校对文档时，选用“自助” 方式，这些人名都会发生在“待整理词”列表中，手工确认 待整理词表中的人名、地名，点按相应的图标即加入人名、 地名库了。

人名库输入完成，其实人名索引也就完成了，以 下的工作是以分秒计算的，只应该手工选取“按拼音顺序”、 “按笔画顺序”即可生名索引表。 人名库还有个作用，就是输入的人名、地名按标准词对 待，再发生相同的人名、地名，会报告疑似差错。例如： “张！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢文斌”、“腰堡乡”输入人名、地名库，以后校对文稿时遇 到“张文彬”、“张文宾”都会提醒是否要为“张文斌”； 遇到“腰卜乡”就会提示是否要为“腰堡乡”。同一个人， 在不同部门提供的资料中有不同的写法。 如闫志学、 阎智学， 李小峰、李晓峰，郑微微、郑薇薇等等。到底是同一个人， 还是几个人，需要核对。地名也存在类似状况，比如张家窝 棚、张家窝铺等。软件中“查找相同人名”功能可以快速把 这些相同人名、地名筛选出来，分别不同情况，与原始资料 核对、到所在单位核对、甚至找到本人核对。这样在志书稿 近 7 千个人名中，合并统一、改正用错的人名 2 百多个、地 名几十个，保证了人名、地名的唯一性和恰当无误，为后世 用志减少了许多麻烦。

在之后编纂年鉴过程中，同样改正了 许多用错的人名、地名。 某处发现差错，全文多处设置 用计算机协助改稿，比 过去手工改稿方便多了，也省时多了。过去手工改稿，抄过 来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画，在这过程中都会造成新的 差错。现在用计算机，复制粘贴非常轻松。特别是遭遇批量 修改的内容，软件更是帮了大忙。我们把整个县志稿编辑成 几十个 WORD 文档，当必须把各篇目中的“七镇十二区”都 换成“7 区 12 县”时，先用《编辑助手》查一下哪几篇文档 中有该语句，再打开各 WORD 文档用更换功能就马上就完成 了。又如：发现某篇目中“五一”没有加引号、使用了“今！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢年”、“去年”、“目前”字样等差错，用《编辑助手》很 快锁定那些篇目中有很多词，进而有的放矢地对各相关篇目 进行更改。有些差错本是手工校对出来的，比如需要用“法 定代表人”的地方使用了“”，对于这类差错软件 还不能校对。但是可以用工具迅速显示出各个文档中含“法 人代表”的词语，手工判断哪里应该修改，加快了手工校对 的速度。

两个校对软件互补 在使用工具校对的过程中，我们发 现两个软件校对结果并不完全一致，存在少量的差别。经对 这些变化之处进行仔细核实，发现两个软件都有各自的长 处，又都有误报或漏报。例如《黑马》对国家姓名、 职务、排序，对政治性错误非常敏感，《编辑助手》次之。 《编辑助手》对该用“地”的地方用了“的”之类问题并不 敏感，而《黑马》则几乎无遗漏地报告出来。《编辑助手》 校对时有“自助”选项，可以随时方便的追加新词、人名、 地名，不断提高差错检出率。还有索引生成、人名筛查、条 目筛查等功能，这些既是《黑马》不具备的。又如校对志稿 中一段碑文：“大清咸丰九年三月毂旦”，手工校对几次没 有看到哪些问题，用《黑马》校对时，只是标了红色，并没 有给出具体设置建议；用《编辑助手》校对，他与内 标准词“穀旦”(良辰的含义)对比，字形接近、字不相似， 报告疑似差错。又经手工核实，更正了这处差错。有些字形！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢非常接近的字：侯候、己已、未末、历厉、喧暄，出现混用 的之后，手工校对很难发现。

又如有些词性比较强：硅 整流二级管、硅整流二极管、聚氨脂、聚氨酯、聚乙稀、聚 乙烯，手工校对受编辑人员面的限制、注意力的妨碍， 也很难全部看到纠正。用两个软件校对则一个不漏地显示出 来，保证了文稿的校对质量。 顺便提一下，在两个软件出现变化时，我们不仅查找词 典等工具书寻求标准答案外，在网上查找、核实相关资料， 是十分有效的选用。许多生僻的术语，在网上找网 站、找权威部门文件，都能得到确认或更正。此外网上能够 搜索到许多难得的资料，核准了一些我们手工掌握的资料。 如在编辑《人物》篇时，先是靠各单位提供相关资料，但是 有些人离开呼兰时间较长，本地又没有亲属，相关资料找不 到。于是就开始在网上搜，在“百度”或“Google”的搜索 栏里输入“呼兰人”、“呼兰出生”等字样，一点搜索按钮， 就会搜出许多相关内容，再依照其提供的信箱、电话等联络 方式进一步联系到本人，这样我们找到许多原本不把握的人 员信息，还有一些罕见的历史图片。也有些资料通过上网， 得到核准。比如在“大事记”中记录一段关于吉林汪清深层 地震波及呼兰的记述，时间是 XX 年 6 月 29 日凌晨 1点零 9 分。

后来在网上搜关于“吉林汪清地震”的信息，经过 与权威网站的核实，这次地震的确切时间是 1 点 19 分，避！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢免了出现差错。 条目名检查与条目名更改 编制条目索引，需要先把各 个条目名称集中出来。用工具完成这个任务是最轻松的，点 一下“筛查条目”按钮马上就能完成。由于所有条目名都加 了方头括号“【】”，索引筛查出来比筛查人名简单得多， 不用手工干预，一次完成且没有误查、没有遗漏。在编制年 鉴条目索引的实践中，我们还曾有意外的收获。当所有条目 名检查完成后，发现有许多相同名称的条目，如“【表彰奖 励】”出现 2 次、“【强化监督】” 出现 4 次、“【招商 引资】”出现 9 次等等，手工审阅时，这些条目分散在各个 篇章，并没有引起注意。出现这样状况，说明条目名的制定 还不科学，不利于资料检索的还要。之后调整设置了相关条 目，增加了限制词，使条目名最准确了。如：【开发区招商 引资】、【工商联招商引资】、【发改局招商引资】等。 标点符号校对，重复语句检查 两款校对工具都可对部 分标点符号的用法进行校对，如：一个句子中的句号过多， 在文字中使用了半角标点符号， 前后对应的标点符号 “ 《》 、 、 【】、{}、‘’”，漏掉其中一个、或一个用全角另一个用 半角，两个标点符号连用，“，。

/。！/；，”等等，都可 给出相应的提醒。《编辑助手》还能对文档中发生重复语句 的状况，给出提示。重复语句的长度，由使用者自行设置。 在用 WORD 文档编辑稿件时，常会按照需要将一段文字复制！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢到另一处，难免产生大段文字重复的难题。在提供资料单位 报来的原始电子、纸质资料中还有这些状况出现。 手工审阅，由于重复语句并不相邻，也很难校对出来。我们 在用《编辑助手》校对年鉴稿时，就轻松地看到更正了多处 重复语句的弊端。 双文比对适用方便 日常编辑工作常会遭遇这些状况， 一篇文稿经一人或分别校对修改后，形成两个 WORD 文 档，内容大概相似，个别处有改动。如何把两篇文档设置处 综合统一起来，手工操作必须以其中一个为基准，对照检查 另一篇文档，有变化处进行更改，操作出来更费精力。《编 辑助手》软件有双文比对功能，两篇文稿粘贴进去，逐一显 示有差别之处，速度快，无遗漏。据网上介绍，新版《黑马》 软件也是双文比对功能。 中文校对工具的不足，手工校对与工具校对合理分工 目前中文校对工具尚处于研发、成熟阶段，还有很需 要加强，不能完全代替手工校对。

软件校对，对差错词、多 字词、缺字词、异形词、错字等差错基本都可校对出来。而 对文稿中的知识性错误、逻辑性错误、语法出错等，还很难 校对出来。所以在文稿校对时，不能完全依赖机器校对，要 有一个合理的“人机分工”，软件校对节省出来的时间、精 力，要放到这些工具暂时还能够推动的方面，这样人机紧密 配合，才能推动既速度快又品质高的校对效果。！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢！ 谢 正 指 出 请 敬 处 之 足 不 有 范 质 优 供 提 户 用 大 广 为 力 致 们 我 ， 文 本 览 浏 迎 欢

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