中文版Word 2003文档处理实用教程免费阅读

图9-7 【自动更正】对话框图9-8 自动转换为超链接9 .1.3 取消超链接在插入一个超链接后，可以随时将超链接转换为普通文本，其方式很简单，主要有下列两种操作。右击超链接，从弹出的快捷菜单中选取【取消超链接】命令，如图9-9所示。

选择超链接，按Shift+Ctrl+F9组合键。图9-9 取消超链接在文档中插入超链接后，系统会手动在超链接的后面显示一个下划线，打印文档时，它会被打印下来。选取超链接，在【格工】工具栏中右键【下划线】按钮

或者按下Ctrl+U组合键word2003教程大全，系统还会在保持该超链接的基础上更改其下划线。

9 .1.4 编辑超链接在Word2003中，不仅可以插入超链接，还可以对超链接进行编辑操作，如设置链接的网址以及提醒文本、修改超链接默认的外观。下面将详细介绍这两种操作。1.修改超链接的网址以及提示文本

要更改链接的网址以及提醒文本，只需右击该超链接，从弹出的快捷菜单中选取【编辑超链接】命令，打开【编辑超链接】对话框，在其中进行相应的更改即可。

【例9-3】在文档“网易网站介绍”中，编辑超链接和，使他们分别显示为vip.163.com和yeah.net，屏幕提示为“VIP尊贵邮”和“yeah.net邮箱”。

(1)启动Word2003，打开文档“网易网站介绍”，将插入点定位在超链接中，右击，从弹出的快捷菜单中选取【编辑超链接】命令，打开【编辑超链接】对话框。(2)在【要显示的文本】文本框中键入vip.163.com，如图9-10所示。

(3)单击【屏幕提示】按钮，打开【设置超链接屏幕提示】对话框，在【屏幕提示文字】文本框中键入“VIP尊贵邮”(如图9-11所示)。

(4)单击【确定】按钮，关闭【插入超链接】对话框。文档中将出现以红色下划线显示的超链接，将光标指针移至该超链接，将出现屏幕提示文本，如图9-12所示。

(5)使用同样的方式编辑yeah.net邮箱网址，最终效果如图9-13所示。

图9-12 修改显示文本及提示文本

图9-13 显示修改后的效果2.修改超链接的默认外观要更改超链接外观形状，首先要选中超链接，然后对其进行格式化，例如，修改图标、字号、颜色，下划线的类型等。

【例9-4】在文档“网易网站介绍”中，编辑超链接、、，使他们字体样式为【粉红】，下划线型为【曲线】。

(1)启动Word2003，打开文档“网易网站介绍”，选取超链接，选择【格式】|【字体】命令(如图9-14所示)，打开【字体】对话框。(2)在【字体颜色】下拉列表框中选取【粉红】选项，在【下划线线型】下拉列表框中选取【曲线】选项，如图9-15所示。

(3)单击【确定】按钮，超链接应用新形状，如图9-16所示。

(4)使用相同的方式，为跟设定相同的外形，效果如图9-17所示。

9 .2 发送电子邮件

在Word2003中，可以将当前编辑好的文档以正文或附近的方式成为电子邮件发送给朋友共享。

9 .2.1 以正文形式发送

在应该发送的文档中，选择【文件】|【发送】|【邮件收件人】命令或点击【常用】工具栏上的【电子邮件】按钮

，打开如图9-18所示的邮件发送窗口，在【发件人】和【收件人】文本框中键入邮件地址，然后点击【发送副本】按钮，即可将文档以正文形式发送。

图9-18 邮件发送窗口【例9-5】在文档“网易网站介绍”中，新建3个联系人分别作为收件人、抄送和信件抄送的接收者，将该文档以正文形式发送。

(1)打开文档“网易网站介绍”，单击【常用】工具栏上的【电子邮件】按钮

，打开邮件群发窗口，在【发件人】文本框中键入发送人的短信地址。

(2)单击【收件人】按钮，打开【选择收件人】对话框，如图9-19所示。

(3)单击【新建联系人】按钮，打开属性对话框的【姓名】选项卡，在其中输入收件人的基本信息，如图9-20所示。

(4)单击【确定】按钮，添加收件人，使用相同的方式添加其它收件人。此时，在【选择收件人】对话框的电子邮件列表中显示添加的收件人，如图9-21所示。

(5)选择一个联系人，单击【收件人】按钮，将其添加至收件人栏中；使用相同的方式，将其它两个收件人分别添加至抄送和密件抄送栏中，如图9-22地示。

(6)单击【确定】按钮，返回至Word窗口，单击【发送副本】按钮，文档以电子邮件发送出去。

9 .2.2 以附件方式发送

Word文档还可以以附件的方式发送。在如图9-18所示的邮件发送窗口中，单击【为邮件附件文件】按钮

，打开【插入附件】对话框，在其中选取文档将其插入邮件中发送即可。例如，打开文档【网易网站介绍】，单击【常用】工具栏上的【电子邮件】按钮

，打开邮件群发窗口，在【发件人】和【收件人】文本框中分别输入发送人和收件人的短信地址。单击【为邮件附件文件】按钮

，打开【插入附件】对话框，在其中选取文档【论文制作】，如图9-23所示。单击【附件】按钮，返回至邮件发送窗口。单击【发送副本】按钮，就可以将该文档成为电子邮件发送出去。

图9-23 【插入附件】对话框以正文形式发送的电子邮件，收件人收取后不能对其进行编辑；以附件方式发送的文档，可以进行编辑更改。

9 .3 邮件合并

邮件合并是Word的一项高级功能，是办公自动化人员必须把握的基本技术之一。当必须将同一封信发送给时，使用邮件合并功能可以很方便地推动，从而提升办公效率。邮件合并是将成为邮件发送的文档与由收信人信息构成的数据源合并在一起，作为完整的邮件。邮件合并操作的主要过程：建立主文档、建立数据和合并数据。

9 .3.1 创建主文档

要合并的邮件由两部份构成，一部分是在合并过程中维持不变的主文档，另一部分是包括多个信息(如姓名、单位等)的数据源。因此进行邮件合并时，首先需要建立主文档。创建主文档的方式有两种，一种是新建一个文档成为主文档，另一种是将已有的文档转换为主文档。下面将详细介绍这两种方式。

1.新建一个文档成为主文档

新建一篇Word文档，选择【视图】|【工具栏】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏(如图9-24所示)，单击【设置文档类型】按钮

，打开【主文档类型】对话框，如图9-25所示，在其中选取文档类型，即可创建一个主文档。

2.将已有的文档转成为主文档

打开一篇已有的文档，选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】任务窗格，在其中进行相应的设定，即可将该文档转换为主文档。

【例9-6】将文档“通知”转换为邮件类型的主文档。

(1)启动Word2003，打开文档“通知”，选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】任务窗格。(2)在【邮件合并】任务窗格中，选中【信函】单选按钮，如图9-26所示。

(3)单击【下一步：正在推进文档】链接，打开如图9-27所示的【邮件合并】任务窗格，选中【使用当前文档】单选按钮即可。

9 .3.2 创建数据源

数据源是指应合并到文档中的信息文件，例如，要在邮件合并中使用的名称跟地址列表。主文档需要连接到数据源，才能使用数据源中的信息。在邮件合并过程中所使用的【地址列表】是一个专门用于邮件合并的数据源。

【例9-7】在【例9-6】的基础上，创建一个为“教师地址簿”的数据源，在其中输入各教师的信息。

(1)在图9-27中，单击【下一步：选取收件人】链接，打开如图9-28所示的【邮件合并】任务窗格，选中【键入新列表】单选按钮。

(2)单击【创建新的收件人列表】链接，打开【新建地址列表】对话框，在相应的域文本框中键入有关信息，如图9-29所示。

图9-28 选择收件人

图9-29 输入个人信息

(3)单击【新建条目】按钮，可以再次输入若干条其他条目。信息输入完成后，单击【关闭】按钮，打开【保存】对话框，在【文件名】下拉列表框中键入“教师地址簿”，如图9-30所示。

(4)单击【保存】按钮，打开【邮件合并收件人】对话框，在该对话框列出了用户所建立的所有条目，如图9-31所示。

(5)单击【确定】按钮，关闭【邮件合并收件人】对话框，返回到【邮件合并】任务窗格，在【使用现有列表】选项区域中，可以查看用户建立的列表名称，如图9-32所示。

图9-32 完成收件人条目的创建

在如图9-31所示对话框的下方提供了6个工具按钮，单击【编辑】按钮word2003教程大全，可以对当前列表框中的条目进行更改。在建立了数据源后，进行邮件合并时，可以开启数据源，在图9-28中，选中【使用现有列表】单选按钮，单击【浏览】链接，打开【选取数据源】对话框，在其中选择某个数据源，单击【打开】按钮即可。

9 .3.3 编辑主文档

邮件合并的第4步是编辑主文档。在编辑主文档的过程中，需要插入各种域，只有在插入域后，Word文档才变成真正的主文档。

1.插入地址块和问候语要插入地址块，将插入点定位在插入合并域的位置，在【邮件合并】任务窗格的第4步，单击【地址块】链接，打开【插入地址块】对话框，在该对话框中使用3个合并域插入收件人的基本信息，如图9-33所示。

插入问候语与插入地址块的方式相同，将插入点定位在插入合并域的位置，在【邮件合并】任务窗格的第4步，单击【问候语】链接，打开【问候语】对话框，在该对话框中可以自定义称呼、姓名格式等，如图9-34所示。

图9-33 【插入地址块图9-34 【问候语】对话框2.插入其它合并域

在使用汉语编辑邮件合并时，应使用【其他项目】来完成主文档的编辑操作，使其最符合国内人的阅读习惯。

【例9-8】在【例9-7】的基础上，在称呼处插入姓名跟职务。

(1)在图9-32中，单击【下一步：撰写信函】链接，打开如图9-35所示的【邮件合并】任务窗格。(2)单击【其他项目】链接，打开【插入合并域】对话框，在【域】列表框中选取【姓氏】选项，如图9-36所示。

图9-35 撰写信函

图9-36 【插入合并域

(3)单击【插入】按钮，即可将域【姓氏】插入文档。

(4)使用相同的方式，插入域【职务】，如图9-37所示。

(5)在【邮件合并】任务窗格中单击【下一步：预览信函】链接，在文档中插入收件人的信息，并进行预览，如图9-38所示。

图9-37 插入合并域

图9-38 预览信函

在如图9-38所示的任务窗格中，单击【收件人】左右两侧的按钮，可选用所需收件人的信息插入文档，并进行预览。

9 .3.4 合并文档

主文档编辑完成后，数据源设置好应该将它们进行合并，从而完成邮件合并工作。要合并文档，只需在图9-38所示的【邮件合并】任务窗格中，单击【下一步：完成合并】链接即可。

完成文档合并后，在任务窗格中的【合并】选项区域有【合并至打印机】和【合并到新文档】两个选项，用户可以按照需要进行选取，如图9-39所示。

图9-39 完成合并

在【邮件合并】的工具栏中，单击【合并至电子邮件】按钮

，可以将合并后的文档发送至指定的信箱中；单击【合并至传真】按钮，可以将合并后的文档生成用于传真的邮件样式。

1.合并至打印机在任务窗格中右键【打印】链接，打开【合并到打印机】对话框，如图9-40所示。

【全部】单选按钮：打印所有收件人的邮件。

【当前记录】单选按钮：只打印当前收件人的邮件。

【从至】单选按钮：打印从第X收件人到第X收件人的邮件。

2.合并至新文档

在任务窗格中单击【编辑个人信函】链接，打开【合并到新文档】对话框，如图9-41所示。

【全部】单选按钮：所有收件人的短信形成一篇新文档。

【当前记录】单选按钮：只有当前收件人的短信形成一篇新文档。

【从至】单选按钮：第X收件人到第X收件人的短信形成新文档。

9 .4 上机练习

Word2003的邮件合并功能可以拿来创建批量信封和批量邮件标签，其操作基本一致。本上机练习主要借助创建批量信封和邮件标签，练习邮件合并功能的使用。

9 .4.1 创建合并文档

在Word2003中，将学生地址簿中的个别收信人的信息添加至信封中。

(1)启动Word2003，新建一个空白文档，并将其命名为“二中信封”进行保存。

(2)选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】任务窗格，并选中【信封】单选按钮，如图9-42所示。

(3)单击【下一步：正在推进文档】链接，打开如图9-43所示的【邮件合并】任务窗格，选中【使用当前文档】单选按钮即可。

图9-42 创建信封文档

图9-43 选择开始文档

(4)单击【信封选项】链接，打开【信封选项】对话框，在【信封选项】选项卡的【信封尺寸】下拉列表中选取【普通2】选项，如图9-44所示。

(5)在【收信人地址】选项区域中右键【字体】按钮，打开【收信人地址】对话框，将收信人地址的宋体设为【楷体】，字号设为【小三】，如图9-45所示。

(6)单击【确定】按钮，关闭对话框。在【寄信人地址】选项区域中右键【字体】按钮，打开【寄信人地址】对话框，将宋体设为【楷体】，字号设为【小三】，如图9-46所示。

(7)单击【确定】按钮，关闭对话框。此时，文档的页面如图9-47所示。

图9-46 【寄信人地址

图9-47 文档的页面

(8)单击【下一步：选取收件人】链接，打开如图9-48所示的【邮件合并】任务窗格，将插入点定位在收信人地址的文本中，选中【使用现有列表】单选按钮。

(9)单击【浏览】链接，打开【选取数据源】对话框，选择【教师地址簿】数据源，如图9-49所示。

图9-48 选取收件人

图9-49 【选取数据源】对话框(10)单击【打开】按钮，打开【邮件合并收件人】对话框，从中选择必须的收件人，如图9-50所示。

(11)单击【确定】按钮，关闭对话框。返回到文档的页面，单击【下一步：选取信封】链接，打开如图9-51的图示的任务窗格。(12)单击【其他项目】链接，打开【插入合并域】对话框，插入邮政编码、省、市、公司名称、姓名跟职务，如图9-52所示。

(13)单击【关闭】按钮，关闭【插入合并域】对话框。此时，信封的页面如图9-53所示。

(14)将插入点定位在寄信人文本中，输入寄信人信息，如图9-54所示。

(15)单击【下一步：预览信封】链接，系统将数据源中的信息插入到信封中，可以通过点击【收件人】旁的左右按钮，选取不同的收件人进行查看，如图9-55所示。

图9-54 输入寄信人信息

图9-55 浏览信封(16)单击【下一步：完成合并】链接，链接生成合并文档。

9 .4.2创建批量邮件标签

在Word2003中，将学生地址簿中的个别收信人的县/市/自治区、市/县和公司名称插入至型号为【32623-明信片】的标签中。

(1)启动Word2003，新建一个空白文档，以文件名“创建邮件标签”进行保存。

(2)选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】任务窗格，并且选中【标签】单选按钮，如图9-56所示。

(3)单击【下一步：正在推进文档】链接，打开如图9-57所示的【邮件合并】任务窗格。(4)单击【标签选项】链接，打开【标签选项】对话框，在【产品编号】列表框中选取【3263-明信片】选项，如图9-58所示。

(5)单击【确定】按钮，返回如图9-57所示的任务窗格中，单击【下一步：选取收件人】链接，打开如图9-59所示的任务窗格。图9-58 【标签选项】对话框图9-59 选择收件人

(6)单击【浏览】链接，打开【选取数据源】对话框，选择【教师地址簿】选项，如图9-60所示。

(7)单击【打开】按钮，打开【邮件合并收件

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